Un camion è fermo in baia. L’operatore ha in mano un DDT, sul monitor vede l’ordine atteso, intanto arriva una mail urgente per una spedizione da organizzare entro sera. Il corriere aspetta, il cliente chiama, il gestionale deve essere aggiornato e qualcuno deve anche decidere quale vettore usare.
È in momenti così che si capisce se l’intelligenza artificiale serve davvero alla logistica.
Non quando genera un testo ben scritto o risponde a una domanda generica, ma quando entra nei passaggi in cui il lavoro rallenta, le informazioni sono sparse, i documenti arrivano in formati diversi e una decisione semplice diventa una catena di attività manuali.
Perché nella logistica e nei trasporti il problema non è avere una risposta in più. Il problema è trasformare più velocemente un’informazione in un’azione corretta.
Allora si che l’AI inizia a diventare davvero interessante per chi lavora ogni giorno dentro magazzini, uffici traffico, piattaforme distributive e sistemi integrati. Non quando resta fuori dal processo, come uno strumento da consultare ogni tanto, ma quando entra nel flusso operativo e aiuta a gestire quelle attività ripetitive, frammentate e ad alto rischio di errore che spesso creano colli di bottiglia. Quando fa delle cose insomma.
In GEP Informatica avevamo già iniziato a lavorare in questa direzione con sviluppi di intelligenza artificiale applicati a problemi molto concreti. Per esempio il riconoscimento automatico delle etichette illeggibili, un caso apparentemente piccolo, ma molto frequente nella vita reale di un magazzino. Un’etichetta danneggiata, non codificata, stampata male o quelle tipiche che applicate sui pacchi provenienti dal sud est asiatico, può rallentare un operatore, bloccare una fase di controllo, generare verifiche manuali e interrompere la continuità del processo.
Lo stesso vale per l’inserimento automatico degli ordini di spedizione. Molte aziende ricevono richieste attraverso email, allegati, file PDF, testi copiati da altri sistemi, messaggi destrutturati o comunicazioni non standardizzate. Trasformare queste informazioni in dati ordinati, leggibili dal gestionale e utilizzabili nei processi di trasporto richiede tempo, attenzione e spesso un intervento umano ripetitivo. L’AI, in questi casi, non serve a stupire. Serve a togliere lavoro inutile dal tavolo.
Ora siamo andati oltre.
Abbiamo sviluppato un sistema di agentic AI che abbiamo chiamato Geppy. Il nome è semplice, quasi familiare, ma la logica tecnologica che c’è dietro è molto più evoluta rispetto a una normale interfaccia conversazionale. Geppy non si limita a rispondere a una domanda. Può eseguire azioni all’interno di un perimetro definito, controllato e coerente con i processi aziendali.
Questa è la differenza sostanziale tra un’AI generativa usata come assistente e un agente AI applicato alla logistica.
Nel primo caso l’utente chiede un’informazione o un contenuto. Nel secondo caso l’utente affida all’agente un compito operativo, con regole, vincoli, dati disponibili e azioni possibili. L’agente analizza il contesto, usa gli strumenti a cui è autorizzato ad accedere, propone una soluzione, prepara comunicazioni, aggiorna dati e può completare passaggi che prima richiedevano una sequenza manuale.
Naturalmente il punto non è creare un’automazione senza controllo. In logistica nessuno ha bisogno di una scatola nera che prende iniziative non governate. Il valore sta nel contrario, cioè in un’AI che lavora dentro confini chiari, su attività definite, con dati tracciabili e con la possibilità di mantenere il controllo umano dove serve. Geppy nasce esattamente con questa logica, supportare le persone, velocizzare i passaggi critici e ridurre l’attrito operativo senza togliere governo al processo.
Un esempio concreto riguarda la scelta del vettore per una spedizione.
Oggi, in molti uffici traffico, confrontare tariffe, tempi di consegna, condizioni operative e performance dei diversi corrieri può richiedere verifiche su più sistemi, fogli Excel, contratti, portali e comunicazioni interne. Con Geppy è possibile chiedere un confronto delle tariffe disponibili per una determinata spedizione e ottenere una lettura ordinata secondo diversi criteri. Il sistema può presentare le opzioni in forma tabellare, confrontando il vettore più economico, quello più veloce, quello più efficace in base ai parametri definiti dall’azienda o quello più coerente con il livello di servizio richiesto.
La differenza non è solo nella velocità della risposta. La differenza è che quel confronto può diventare immediatamente azione.
Una volta individuata l’opzione più adatta, l’utente può chiedere a Geppy di preparare una comunicazione al corriere, anche in più lingue, e di inviarla secondo il flusso previsto. Allo stesso tempo può chiedergli di predisporre un messaggio per il team operativo, in modo che gli addetti siano informati sulla spedizione da preparare, sulle priorità, sulle finestre temporali e sulle eventuali istruzioni particolari.
In un unico flusso si passa quindi dall’analisi alla comunicazione, dalla comunicazione all’azione, dall’azione all’allineamento operativo. Non è un dettaglio. In logistica molte inefficienze non nascono da grandi errori strategici, ma da microfrizioni continue. Una mail da scrivere, un’informazione da cercare, un dato da ricopiare, una conferma da inviare, un operatore da avvisare, un sistema da aggiornare. Prese singolarmente sembrano attività banali. Sommate ogni giorno, diventano ore di lavoro e punti di rischio.
Lo stesso principio si applica alla fase di ingresso merci.
Quando un corriere arriva in piattaforma, l’operatore deve spesso confrontare ciò che sta per essere scaricato con ciò che l’azienda si aspettava di ricevere. Significa leggere il DDT, verificare dati, confrontare quantità, codici, riferimenti d’ordine, eventuali anomalie e informazioni già presenti nel gestionale. È un passaggio fondamentale, perché un errore in ingresso può propagarsi su tutte le fasi successive, dallo stoccaggio al picking, fino alla spedizione e alla fatturazione.
Con Geppy è possibile far leggere il DDT all’agente e chiedergli di confrontare la merce dichiarata dal corriere con quella attesa e registrata nel sistema. L’obiettivo non è eliminare il controllo, ma alleggerire l’operatore dalla parte più meccanica e ripetitiva della verifica. L’agente può evidenziare corrispondenze, differenze, quantità mancanti, dati incoerenti o elementi che richiedono attenzione. A quel punto l’operatore non deve più partire da zero, ma può concentrarsi sulle eccezioni, cioè sulle situazioni in cui il suo giudizio è davvero necessario.
Una volta completata la verifica, Geppy può essere incaricato di inserire i dati rilevati a gestionale e aggiornare lo status dell’ordine. Anche qui il valore non sta nella singola operazione, ma nella continuità del flusso. Meno passaggi manuali, meno doppie digitazioni, meno probabilità di errore, meno tempo perso tra documenti, sistemi e comunicazioni.
Un altro ambito molto rilevante riguarda l’inserimento degli ordini di spedizione.
Nella teoria, gli ordini dovrebbero arrivare sempre in modo strutturato, attraverso integrazioni, EDI, portali o flussi standardizzati. Nella pratica, soprattutto in contesti complessi, multicliente o con molti interlocutori, le informazioni arrivano spesso in modo meno ordinato. Una richiesta può arrivare via email, dentro un allegato PDF, in un testo copiato da un altro sistema, in un messaggio vocale o in una comunicazione scritta in modo non uniforme.
Geppy può leggere queste informazioni, interpretarle, estrarre i dati utili e inserirli automaticamente nel gestionale, secondo le regole definite. Questo significa trasformare informazioni destrutturate in dati operativi, riducendo il carico sugli operatori e accelerando l’avvio del processo di spedizione.
Per un’azienda che gestisce logistica e trasporti, questo passaggio è strategico. Perché il problema non è soltanto ricevere l’ordine. Il problema è farlo entrare velocemente nel sistema, con dati corretti, senza perdere pezzi lungo la strada e senza costringere le persone a rincorrere informazioni sparse tra email, allegati e messaggi.
Geppy nasce per lavorare proprio in questi punti, dove la complessità non è spettacolare, ma quotidiana. Dove un operatore deve aprire un documento, controllare un dato, confrontarlo con il gestionale, scrivere una mail, aggiornare uno stato, avvisare un collega, verificare una tariffa, scegliere un vettore, trasformare una richiesta non strutturata in un’informazione utilizzabile.
È lì che la logistica perde fluidità. Ed è lì che un agente AI può fare la differenza.
La nostra visione dell’intelligenza artificiale applicata alla logistica resta molto pragmatica. Non crediamo che l’AI debba essere inserita nei processi perché è una tecnologia di moda.
In questo senso Geppy rappresenta un’evoluzione naturale del lavoro che GEP Informatica porta avanti da quasi quarant’anni nei software per la logistica e i trasporti. Conosciamo i processi, conosciamo le eccezioni, conosciamo i vincoli operativi e sappiamo che l’innovazione funziona solo quando si integra con la realtà quotidiana delle aziende. Un conto è progettare un’AI in laboratorio. Un altro è farla lavorare dentro un magazzino, un ufficio traffico, una piattaforma distributiva o un sistema gestionale dove ogni dato deve avere conseguenze operative precise.
