Se sei un trasportatore, oggi non vieni valutato soltanto per la tariffa che proponi, il numero di mezzi disponibili, la copertura territoriale e la puntualità delle consegne.
I responsabili degli uffici traffico, i direttori dei trasporti e, più in generale, le aziende che affidano all’esterno la movimentazione delle proprie merci prestano sempre più attenzione anche alle soluzioni tecnologiche utilizzate dai vettori. Vogliono sapere come ricevi gli ordini, quanto velocemente confermi la presa in carico, quali informazioni puoi restituire durante il viaggio, come segnali un’anomalia e in quanto tempo rendi disponibile la prova di consegna.
Queste valutazioni pesano molto più che in passato perché il trasporto è ormai parte di un processo informativo più ampio. Il cliente non vuole soltanto affidarti una merce e ritrovarla a destinazione. Vuole integrare il tuo servizio nei propri sistemi, conoscere ciò che sta accadendo e poter rispondere rapidamente alle richieste dei suoi clienti.
Il software che utilizzi è quindi diventato parte della tua offerta commerciale, anche quando il cliente non lo dichiara esplicitamente.
IL CLIENTE NON COMPRA SOLTANTO UN VIAGGIO
Due trasportatori possono proporre la stessa tratta, con tempi di resa e tariffe molto simili, ma offrire al cliente esperienze completamente diverse.
Il primo riceve gli incarichi via e-mail, li inserisce manualmente, comunica gli aggiornamenti per telefono e invia il documento di consegna dopo diversi solleciti. Il secondo acquisisce automaticamente l’ordine, conferma la disponibilità, restituisce gli eventi del viaggio, segnala le anomalie e rende disponibile il POD subito dopo la consegna.
Entrambi hanno trasportato la stessa merce dalla stessa origine alla stessa destinazione. Il secondo, però, ha richiesto molto meno lavoro all’ufficio traffico del cliente.
È qui che la componente tecnologica assume un valore economico concreto. Ogni telefonata evitata, ogni dato acquisito automaticamente e ogni anomalia comunicata in anticipo riducono il costo complessivo di gestione del trasporto. Per questo un vettore tecnologicamente strutturato può essere preferito anche quando la sua tariffa non è la più bassa.
Chi affida i trasporti all’esterno non confronta più soltanto il costo del viaggio. Valuta anche quanto lavoro dovrà sostenere per governarlo.
L’ACQUISIZIONE DELL’ORDINE È GIÀ PARTE DEL SERVIZIO
La qualità del servizio comincia prima che il mezzo venga caricato.
Quando gli ordini arrivano attraverso e-mail, telefonate e fogli Excel, devono essere letti, interpretati e inseriti nel sistema. Ogni passaggio manuale aumenta il rischio di errori su indirizzi, quantità, date, finestre di consegna, tipologia della merce e condizioni concordate.
Un TMS capace di acquisire gli ordini attraverso API, EDI o portali strutturati permette invece di trasferire automaticamente le informazioni dal sistema del cliente a quello del trasportatore. I dati arrivano già organizzati, le informazioni mancanti possono essere segnalate immediatamente e la presa in carico viene confermata senza dover attendere uno scambio di e-mail.
Per il cliente significa sapere rapidamente quali viaggi sono stati accettati e quali devono ancora essere assegnati. Per il trasportatore significa ridurre le attività di inserimento, gli errori e le successive contestazioni.
La capacità di integrarsi diventa particolarmente importante nei periodi di picco, quando il numero degli ordini aumenta e il tempo disponibile per gestirli diminuisce. In queste situazioni, un processo basato sull’inserimento manuale mostra rapidamente i propri limiti.
LA PIANIFICAZIONE INCIDE SU COSTI E AFFIDABILITÀ
Un trasportatore può avere buoni mezzi e autisti esperti, ma se pianifica i viaggi con strumenti inadeguati rischia comunque di offrire un servizio poco competitivo.
La pianificazione deve considerare capacità e caratteristiche dei mezzi, compatibilità delle merci, finestre di carico e consegna, tempi di guida, priorità dei clienti, restrizioni territoriali, disponibilità degli autisti e possibilità di consolidare più spedizioni sullo stesso viaggio.
Quando queste variabili vengono gestite separatamente o affidate soltanto alla memoria degli operatori, aumentano i chilometri non necessari, i mezzi viaggiano sottoutilizzati e le modifiche dell’ultimo momento diventano più difficili da assorbire.
Un TMS permette invece di costruire piani coerenti, confrontare alternative e ricalcolare le attività quando cambia una priorità, un mezzo diventa indisponibile o una consegna viene anticipata.
Il cliente percepisce il risultato attraverso una maggiore stabilità del servizio. Il trasportatore lo vede nel miglioramento della saturazione dei mezzi, nella riduzione dei viaggi a vuoto e nella capacità di gestire più ordini senza aumentare proporzionalmente il lavoro dell’ufficio traffico.
IL TRACKING NON PUÒ LIMITARSI A UN PUNTO SULLA MAPPA
Molti trasportatori dichiarano di offrire il tracking delle spedizioni. Ma la localizzazione GPS del mezzo, da sola, non è più sufficiente.
Il cliente vuole conoscere gli eventi collegati al proprio trasporto. Vuole sapere se l’ordine è stato preso in carico, se il mezzo è arrivato al punto di carico, se la merce è partita, se è previsto un ritardo, se la consegna è stata effettuata e se sono state registrate riserve.
La posizione deve quindi essere collegata al viaggio, alle singole spedizioni e alle relative finestre temporali. Soltanto in questo modo può alimentare un ETA attendibile e permettere al sistema di confrontare ciò che era stato pianificato con ciò che sta realmente accadendo.
Questo aspetto è ancora più importante nei viaggi con più consegne. Vedere il mezzo sulla mappa non permette al cliente di capire quante fermate debba ancora effettuare o se la propria merce sia già stata scaricata. Servono eventi strutturati, associati alla singola spedizione e trasmessi con tempestività.
La qualità del tracking non si misura quindi dalla presenza di una mappa, ma dalla completezza e dall’affidabilità delle informazioni che il trasportatore riesce a mettere a disposizione.
IL POD DIGITALE CHIUDE DAVVERO IL TRASPORTO
Il servizio non termina quando il mezzo lascia il punto di consegna. Per il cliente, il processo si conclude quando è disponibile la prova che la merce sia stata consegnata nelle condizioni previste.
Se il POD deve essere recuperato dall’autista, fotografato, inviato per e-mail e successivamente associato alla spedizione, possono trascorrere diversi giorni. Nel frattempo rimangono aperte le attività amministrative, le richieste del cliente finale e le eventuali contestazioni.
Un sistema di ePOD permette di acquisire firma, data, ora, posizione, fotografie e riserve direttamente durante la consegna.
Il documento viene collegato automaticamente alla spedizione e può essere reso disponibile quasi immediatamente.
Questa funzionalità accelera la fatturazione, riduce il lavoro amministrativo e permette di intervenire rapidamente in caso di danni, mancanze o contestazioni.
Anche il tempo necessario per restituire il POD è quindi una performance che i clienti possono misurare e confrontare.
LA BUSINESS INTELLIGENCE RENDE VISIBILE LA QUALITÀ DEL SERVIZIO
Un cliente non vuole soltanto ricevere aggiornamenti sulle spedizioni in corso. Vuole anche capire come il trasportatore stia lavorando nel tempo.
La Business Intelligence permette di trasformare gli eventi operativi in indicatori comprensibili. Puntualità al carico e alla consegna, rispetto dei transit time, tempi di accettazione, saturazione dei mezzi, frequenza delle anomalie, giacenze, respingimenti, disponibilità dei POD e cause dei ritardi possono essere analizzati attraverso dashboard aggiornate man mano che i dati vengono registrati.
La qualità della reportistica conta sempre di più nelle gare, nei rinnovi dei contratti e negli incontri periodici con i clienti. Presentare un dato medio sulla puntualità non è più sufficiente. Il cliente può chiedere di analizzare le performance per tratta, destinazione, tipologia di servizio, periodo o stabilimento.
Una Business Intelligence ben costruita consente anche di passare dal semplice consuntivo alla gestione operativa. La dashboard non mostra soltanto quante consegne siano arrivate in ritardo il mese precedente, ma evidenzia le spedizioni che stanno mettendo a rischio il livello di servizio mentre esiste ancora la possibilità di intervenire.
Per il trasportatore la reportistica diventa inoltre uno strumento commerciale. Permette di dimostrare con dati oggettivi la qualità del servizio, individuare le aree di miglioramento insieme al cliente e sostenere una proposta basata sul valore invece che esclusivamente sul prezzo.
Naturalmente, anche la migliore dashboard dipende dalla qualità dei dati che riceve. Se gli eventi non vengono registrati, arrivano in ritardo o utilizzano criteri differenti, la reportistica perde attendibilità. La Business Intelligence è quindi l’ultimo passaggio di una filiera che comincia sul campo.
LA TECNOLOGIA È ENTRATA NELLE GARE E NELLE TRATTATIVE
Quando un’azienda seleziona un nuovo trasportatore, le domande sulla tecnologia sono sempre più frequenti e dettagliate.
Quali modalità di integrazione sono disponibili? In quanto tempo viene confermata la presa in carico? Quali eventi vengono restituiti? Come viene calcolato l’ETA? Come vengono segnalate le anomalie? Quanto tempo serve per rendere disponibile il POD? La visibilità rimane attiva anche sui viaggi affidati a subvettori? I dati possono alimentare la Business Intelligence del cliente?
Non sono domande riservate alle grandi multinazionali. Anche aziende di dimensioni più contenute stanno cercando di ridurre telefonate, e-mail, file Excel e attività manuali, perché hanno meno tempo da dedicare alla ricerca delle informazioni e più pressione sul livello di servizio.
Questo non significa che soltanto i grandi trasportatori possano competere. La maturità digitale non dipende necessariamente dalle dimensioni della flotta o dalla complessità dell’infrastruttura informatica. Anche un vettore medio o piccolo può offrire un servizio integrato utilizzando un TMS adeguato, portali web e applicazioni mobili.
Ciò che conta è riuscire a produrre informazioni affidabili e metterle a disposizione del cliente nel modo in cui gli servono.
IL SOFTWARE È DIVENTATO PARTE DELLA TUA REPUTAZIONE
Il cliente difficilmente sceglierà un trasportatore soltanto perché utilizza un determinato software. Ma può decidere di non sceglierlo se non è in grado di integrarsi, fornire visibilità, gestire le eccezioni e produrre una reportistica adeguata.
La tariffa, la disponibilità dei mezzi e la puntualità
rimangono essenziali. Oggi, però, devono essere accompagnate dalla capacità di rendere il servizio osservabile, misurabile e integrato con i processi del cliente.
Per una software house verticale sulla logistica e sui
trasporti come GEP Informatica, sviluppare un TMS significa lavorare proprio su questo punto.
Non soltanto aiutare il trasportatore a organizzare meglio i propri viaggi, ma permettergli di offrire ai clienti un servizio più completo, trasparente e competitivo.
I mezzi continuano a trasportare la merce. Il software rende visibile la qualità con cui lo fanno.
E chi affida i trasporti all’esterno, oggi, guarda molto attentamente entrambe le cose.
