Quando l'informatica sale e bordo GEP informatica e GDA

Quando l’informatica sale a bordo

La Grande Distribuzione Organizzata di GDA cambia rotta insieme a GEP Informatica

Pianificazione trasporti, carichi, rotte, tracciabilità, digitalizzazione: sono i principi su cui si fonda l’attività quotidiana di GDA Spa, azienda di Salerno operativa nella Grande Distribuzione Organizzata che ha scelto SIGEP Transport per rivoluzionare, con successo,  il proprio metodo di lavoro.

 

GDA: alimentari in 7 regioni

GDA, società distributiva di beni alimentari e di servizio operativa sia nel settore Consumer (con i Brand Futura, Pick Up e Conviene) che Professional (con il brand Talento Cash & Carry) conta:

120

    • punti vendita attualmente gestiti con i brand di GDA (Futura, Pick up, Conviene e Talento) per un totale di 90.000 metri quadri di area vendita.

43.000 metri quadri di piattaforma, ubicata a Polla (distribuita con 30.000 mq per i secchi, 11.000 mq per i freschi e 2.000 mq per i surgelati)

sette regioni servite: Abruzzo, Molise, Lazio, Campania, Basilicata, Puglia e Calabria) 

50 anni di esperienza sul territorio

molteplici modelli di punti vendita (super e iper mercati, negozi di prossimità, Cash & Carry)

320 milioni di euro di fatturato annuo consolidato realizzato grazie a 700 collaboratori diretti e ad un grande indotto indiretto

La sede centrale della società si trova a Polla, in provincia di Salerno, dove è ubicata anche la piattaforma di 43.000 mq. Al polo logistico di Polla fanno capo tutte le attività operative di stoccaggio, movimentazione e trasporto  di merci di GDA. L’utilizzo delle tecnologie più avanzate, un’efficiente organizzazione del lavoro, il costante controllo della qualità, fanno della piattaforma di GDA un riferimento al Sud Italia, con un elevato livello di servizio ai propri clienti.

La situazione da cui siamo partiti

“La logistica in GDA riveste un ruolo strategico – ci dice il responsabile della Logistica -: dobbiamo garantire elevati livelli di servizio su un territorio molto vasto e caratterizzato da una diversificata tipologia di punti vendita con esigenze di assortimento e replenishment personalizzate. Come ci riusciamo? Lavorando con passione e con vocazione al processo, all’innovazione tecnologica, alla continua ricerca di nuove soluzioni”.

“Sino a pochi anni fa – ci spiega la funzione IT dell’impresa – le attività di spedizione e trasporto non erano gestite da un TMS integrato con gli altri sistemi aziendali e questo creava una serie di problemi”. La gestione manuale dei dati relativi alla preparazione delle spedizioni, dei documenti di consegna e delle bolle generava report e controlli troppo approssimativi con un rischio di errore che l’azienda non poteva più permettersi

“Ma non solo – aggiunge il Responsabile della Logistica -: la pianificazione delle consegne era effettuata in base all’esperienza degli operatori, legata al buon senso della singola persona e non ad uno standard aziendale. Inoltre non ci era possibile acquisire alcuna informazione sullo stato delle consegne, i tempi, eventuali ritardi, la localizzazione dei mezzi. Al momento del rientro, gli autisti consegnavano delle bolle cartacee che dovevano essere gestite “interpretando” i dati riportati sino ai casi limiti in cui risultavano addirittura prive di firma”.

Tempo di cambiare

Era tempo di cambiare: la professionalità e l’impegno delle persone meritavano di essere supportati da strumenti adeguati:

Il ricorso ad un TMS evoluto si era fatto impellente. Si trattava solo di capire quale fosse la soluzione migliore”. Allo scopo viene creata in GDA una squadra di lavoro. Il primo obiettivo è un’analisi accurata della situazione “AS-IS”.

Vengono quindi identificati gli obiettivi tenendo conto delle esigenze aziendali (a partire dal Controllo Gestione) sulla veridicità e precisione dei dati nonché sulla loro disponibilità in tempo reale. Una volta  chiarito l’obiettivo, è iniziata la ricerca del partner più adeguato: “cercavamo una soluzione che si integrasse con l’esistente WMS a sua volta in dialogo con l’ERP aziendale. Desideravamo un controllo totale, fruibile ed aggiornato in tempo reale” – ci dicono in GDA -.

Tra i diversi potenziali partner è emersa GEP Informatica che a sua volta sul tema propone una squadra di lavoro guidata dal capo progetto Demetrio De Feo e coordinata dal direttore commerciale e socio Alberto Cirelli.

L’incontro con SIGEP Transport di GEP Informatica: meno errori, meno costi, miglior servizio al cliente

“In diciotto mesi di concentrato e serrato lavoro siamo arrivati all’implementazione con piena integrazione nel SAP aziendale dei processi di pianificazione e gestione del trasporto, tracking e de-materializzazione tipici del nostro TMS: SIGEP Transport” – dice Demetrio De Feo di GEP Informatica.

SIGEP è studiato per dialogare con i dati del WMS e dettarne i tempi di preparazione garantendo una piena gestione delle fasi successive: “tempi delle spedizioni, definizione dei giri di consegna, ottimizzazione dei carichi e delle rotte, tracciabilità sino allo scarico sul PdV, completa informatizzazione dei dati posti istantaneamente a disposizione di tutti gli attori con velocizzazione dei processi di controllo e fatturazione mensile dei vettori” – spiega De Feo. Per il Controllo Gestione di GDA l’introduzione di SIGEP Transport ha significato una riduzione sia delle ore dedicate alla reportistica e al controllo delle fatture sia degli errori in fase di inserimento dei dati”.

Il modulo Tour Manager permette di simulare preventivamente i percorsi in funzione dei volumi e dei vincoli di scarico propri di ciascun punto vendita: orari, capacità automezzo, divieti eccetera: “la conseguenza è stata l’ottimizzazione della flotta in termini di saturazione, numero di veicoli utilizzati e chilometri percorsi con un riscontro a livello economico che non ha intaccato i livelli di servizio”.

L’ottimale pianificazione dei percorsi è andata di pari passo con la risoluzione di un ulteriore problema: il modulo Road di SIGEP, grazie all’integrazione con sistemi telematici, ha permesso di tracciare in tempo reale l’intero processo della consegna, dalla sua partenza, all’arrivo sui punti vendita, sino al suo rientro. Ma non solo, oltre all’acquisizione della POD, con gestione della firma digitale elettronica apposta dal cliente sul dispositivo mobile del vettore, grazie alla fotocamera integrata nel dispositivo è stato possibile raccogliere, in tempo reale, segnalazioni di eventuali anomalie allo scarico, immediatamente notificate alla sede, aumentando così la reattività di risposta al problema. Contestuale è anche la possibilità di avvisare il punto vendita di eventuali ritardi, consentendo così al responsabile di riprogrammare le attività.

Questione di metodo: 18 mesi per un cambio graduale ma radicale

“Il metodo che abbiamo seguito – spiega De Feo – ha privilegiato la gradualità: grazie anche all’intrinseca modularità di SIGEP Transport, la soluzione è stata implementata in più fasi consentendo di metabolizzarne al meglio i contenuti a tutti i livelli, centrali e operativi”. 

    • In un primo momento sono state introdotte le

funzionalità di base

    • (contratti, gestione viaggi, gestione fatture vettori e pianificazione) 

Successivamente si è cominciato a lavorare sul tracking delle consegne, l’utilizzo dei palmari, la dematerializzazione dei documenti cartacei

Uno degli obiettivi che l’azienda si era proposta sin dal principio era la dematerializzazione dei DDT. Per questo è stata introdotta la firma grafometrica ma al contempo anche la gestione delle cauzioni raggiungendo standard di efficienza ed efficacia molto più alti rispetto al passato. Si è così ottenuto una riduzione sia degli errori nella movimentazione dei saldi cauzione sia nei tempi dedicati al loro controllo.

 

Continuare ad evolvere

“Nel complesso l’intera operazione, dalla prima analisi all’ultima personalizzazione, ha richiesto diciotto mesi.”

Per il futuro GDA sta valutando l’implementazione del modulo “gestione banchina” che permetterebbe di tracciare la merce in maniera ancora più puntuale, ricorrendo alla tecnologia RFID ed arrivando a controllare l’effettiva e corrispondente consegna al punto vendita.

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